Cómo distribuir una oficina

Un diseño adecuado del espacio laboral, es determinante tanto en el rendimiento de quien desarrolla su actividad en él como en lo referente a la imagen corporativa de una empresa. Serán las necesidades propias de cada una las que determinen la configuración de la oficina y es éste un tema importante, pues el espacio influye en la conducta de las personas, desde el momento en que condiciona la forma en que éstas se relacionan con él y entre ellas.

La propia estructura de la compañía o incluso el deseo de modificar dicha estructura determinará si se apuesta por una superficie dividida en despachos, estableciendo de este modo jerarquías entre los miembros de la empresa, aunque también concentración y privacidad o si, por el contrario, se opta por un espacio abierto, favoreciendo la interrelación entre las personas, el diálogo y el intercambio de conocimiento lo que puede ser muy deseable en empresas de sectores dinámicos o creativos como el diseño o la informática.

Aunque cuando se habla de diseño de oficinas, solemos remitirnos a espacios relativamente grandes ocupados por varios empleados pertenecientes a una misma firma, actualmente las nuevas tecnologías y la preocupación cada vez mayor por la conciliación entre vida familiar y laboral han dado lugar a formas muy diversas de espacios de trabajo.

Algunas oficinas han reducido el número fijo de puestos de trabajo, sustituyéndolos por espacios comunes o unidades flexibles utilizadas por diferentes personas alternativamente, las cuales realizan parte de su jornada desde sus domicilios. Las oficinas han entrado así en el espacio privado del hogar, dando lugar a una problemática diferente: la de acoger ambas actividades sin que cada una de ellas interfiera en la otra, aspecto que analizaremos más despacio en posteriores artículos.

En cualquier caso, sean cuales sean los condicionantes y el tamaño de la empresa, su estilo corporativo o sus objetivos y tanto si se trata de una gran compañía como de la oficina o estudio de un profesional liberal, hay una serie de zonas (aisladas o interrelacionadas) que deberían estar presentes en todo lugar de trabajo:

- Zona de acceso: entrada y recepción.
Es el lugar donde el cliente establece el primer contacto con la empresa y donde ha de ser ya evidente nuestra imagen corporativa. Haya o no en esta zona un puesto de trabajo, es decir, una secretaria o recepcionista, y más todavía si no lo hay, debemos procurar dar una cálida acogida al visitante, disponiendo unos asientos cómodos y cualquier elemento que queramos que tenga a su disposición mientras espera.

- Despachos de trabajo.
A pesar de la revolución tecnológica de los últimos años, conservan los aspectos esenciales de hace dos siglos: una silla, una mesa, un lugar para almacenar la información y el material de oficina más habituales y una fuente de luz artificial.
Todo lo demás (materiales empleados, distribución del mobiliario, complementos decorativos…) es accesorio a la función y vendrá dado por la imagen que queramos proyectar y el estilo y presupuesto de la empresa.

- Sala de reuniones.
Las empresas deberían favorecer la colaboración y el intercambio de ideas entre las personas y, por tanto, destinar un espacio a este fin. También es el lugar donde se establece un contacto más estrecho con el cliente, por lo que hay que procurar que ofrezca el mayor confort posible.

El tipo y tamaño de mesa, así como la disposición de los asientos no deben dejarse al azar pues marcarán el tono de la reunión, su nivel de formalidad, así como la relación entre las personas reunidas.

- �reas de documentación y recursos.
Aunque actualmente gran parte de la información se guarda en formato digital, sigue siendo necesario almacenar en papel gran cantidad de información, documentación de clientes y libros o archivos de consulta. Es conveniente agrupar todo ello en un espacio único, dotado de todos los elementos necesarios para la gestión de dicha información y que sea de fácil acceso a todos los que la utilizan.

- Espacio de descanso.
Tanto en grandes compañías, donde se necesitan cafetería y comedor porque los empleados comen en el lugar de trabajo, como en el estudio de una sola persona, una zona pensada para tomarse un respiro y escapar del estrés, ayuda a optimizar el rendimiento del usuario y ayuda a elaborar una relación positiva con el trabajo.

Doris Soro Torán
Interiorista
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